مهام إدارة العقود والمشتريات

1) إدارة تنفيذية تتولى تأمين احتياجات الجامعة المختلفة وهي إحدى إدارات الإدارة العامة تتبع إدارياً لوكالة الجامعة.

2) تتولى  إدارة العقود والمشتريات تأمين احتياجات قطاعات الجامعة  التالي:

• التأمين المباشر: عن طريق توجيه الدعوات للمؤسسات المتخصصـــة بواسة البريد الالكتروني وذلك لكافة الأعيان التي لا تتجاوز مبلغ ثلاثمائة الف ريال .

• التأمين غير المباشر(المناقصات): عن طريق الإعلان بالصحف المحلية وموقع ادارة العقود بالجامعة(للأعيان التي تتجاوز قيمتها ثلاثمائة الف ريال).

3) إذا ما رغبت أي من الشركات أو المؤسسات المتنافسة في تأمين احتياجات الجامعة سواء بالتأمين المباشر أو الغيـــر مباشر فعليها إتباع الآتي:

• التسجيل بإدارة العقود والمشتريات عن طريق التقدم بطلب يوضح فيه المجالات التي تتعامل بها الشركة أو المؤسسـة مرفق به صورة القيد بالسجل التجاري وشهادة تسديد الزكاة والدخل وشهادة الاشتراك بالغرفة التجارية وشهادة السعودة وشهادة التامينات الاجتماعية.

• مراجعة إدارة العقود والمشتريات لاستلام نسخة من المواصفات المعلن عنها (المناقصات)  وفقا للإعلان وتسديد قيمة المناقصة بموجب سند ايداع بحساب الجامعة.

• في حالة التأمين المباشر تقوم إدارة العقود والمشتريات بتوجيه الدعوة عن طريق البريد الالكتروني الخاص بالشركات و المؤسسات المتخصصة والتي سبق تسجيل بياناتها بإدارة العقود والمشتريات.

4) يراعى عند تقديم العروض الآتي:

• يجب أن تكتب الأسعار بالمداد بالعملة السعودية رقما وكتابة وبخط واضح ولا يجوز الكشف أو المحــــو في قائمــــــة الأسعار وكل تصحيح يجب إعادة كتابته رقما وكتابة وتوقيع مقدم العرض المفوض على التصحيح.

• يوقع مقدم العرض على كل ورقة من أوراق الشروط والمواصفات وختمها بالختم الرسمي لمقدم العرض.

• يجب أن تكون الفئــــات الـــواردة بقائمــــة الأسعــــار شاملة ومغطيـــة لجميع ما يتحمله مقدم العرض من المصاريف والالتزامات أيا كان نوعها بالنسبة لكل بند من البنود.

• على مقدم العرض أن يتحرى بنفسه قبل تقديم عرضه طبيعة العمل والظروف المحلية وأن يحصل على جميع البيانات عن كل الأمور التي يمكن بأي كيفية تؤثر على فئات عرضه ومخاطر التزاماته والجامعة مستعدة لتقديــم كل ما يطلب منها من بيانات في هذا الشأن.

• تبقى العروض المقدمة سارية المفعول وغير جائز الرجوع فيها لمدة تسعون يومــــــا وهي المـــدة المحـــددة للبت في العروض وللجامعـــة أن تطلب من مقدمي العــــروض تمديد مـــــدة سريانها وتعتبر صاحب العرض قابلا للاستمرار الارتباط بعرضه إذا لم يطلب بعد انتهاء تاريخ الضمان سحب عرضـــه واسترداد ضمانه وإذا سحب مقــــدم العرض عرضه قبل المدة المحدد للبت في العروض يحق للجامعة مصادرة الضمان المقدم بدون إنذار.

• للجامعة مراجعة جداول الأسعار المقدمـــــة لها سواء من ناحيـة مفرداتها أو مجموعها وإجراء التصحيحات الحاسبية اللازمة وإذا وجد اختلاف بين السعر المبين بالكتابـــة والسعر المبين بالأرقـام كانت العبرة بالسعر الموضح كتابة وإذا وجد اختلاف بين سعر الوحدة وسعر مجموعها كانت العبرة بسعر الوحدة.

5) إذا ما رغبت أي وحدة من وحدات الجامعة تأمين احتياجاتها من أي صنف من الأصناف فعليها إتباع الآتي:

• وضع مواصفات تفصيلية للأعيـــــان المطلوب تأمينها (بعد التأكد من عدم وجود مثيلاتها بمستودعات الجامعة) دون الإشارة لماركة أو نوع أو رقم أو صنف أو ووضع مواصفات تنطبق على ماركة محددة.

• تحديد القيمة التقديرية للعملية ومن ثم إرسال الشروط والمواصفات لصاحب الصلاحية لأخذ الموافقة على التأمين.

• تقوم إدارة العقود والمشتريات باتخاذ الإجراءات النظاميـة اللازمة على ضوء القيمة التقديرية والمبلغ الذي تم حجزه للعملية.